Flag (jelölő) használata

A flagek (jelölők vagy zászlók) használata lehet idegesítő és támogató is az outlook-ban.

A leggyakrabban akkor találkozunk vele, ha valaki olyen e-mailt küld nekünk, ami már meg van jelölve és egy emlékeztető is tartozik hozzá... Ez a feladat be is kerül a teendősávba és ott is marad örökre (ahogy írtam egy korábbi bejegyzésemben), ha nem foglalkozunk vele.

A feladatok (task) is ilyen jelölővel van ellátva, ha új task-t hozunk létre, akkor ez megjelenik a task-listában (ha a task/feladatok nézetre váltunk az outlook bal alsó sarkában) és bekerül a teendősávba is.

Ezek alapján két dologra érdemes használni a jelölést:

- levelek megjelölése:

• küldök egy levelet, akkor a felső menüsorból kiválasztom a elintézendő/task ikont és bejelölöm a "megjelölés címzetteknek" részt és egy emlékeztetőt állítok be. Pl ha azt szeretném, hogy a levelemben kért feladatot péntek délig késztísék el, akkor péntek 10 órára állítom az emlékeztetőt. <én nem szeretem ezt a módszert>
• ugyanez a menüpont, csak magamnak állítok be emlékeztetőt a levélhez. Ebben az esetben saját magamat emlékeztetem, hogy az adott levélben lévő feladatra rá kell kérdeznem egy megadott időpontban, pl levél a projektgazdának, hogy amikor 2 hónap múlva befejeződik a munka, akkor készüljön egy interjú a részvevőkkel, stb...


• az inbox-ba beeső levelet megjelölöm magamnak, hogy fontos és foglalkozni kell vele. Én általában megjelölöm, hogy mikor akarok foglalkozni vele (pl szerda --> kezdési dátum) és a levelet kiveszem az inbox-ból. Mivel megjelöltem (és a teendősáv a korábbi bejegyzés szerint van beállítva), az e-mail a szerdai napon meg fog jelenni a teendőim között és akkor tudom, hogy ezzel foglalkoznom kell...

- új feladatok létrehozás: ezt tehetjük a task/feladatok panelből vagy a teendősáv "új feladat" sorára kattintva, pl fodrász felhívása. Ezt is érdemes úgy beállítani, hogy kezdési dátumot írunk hozzá (pl csütörtök 14h) és ebben az esetben is, csak akkor jelenik meg a feladat a teendősávon, amikor ténylegesen foglalkozni kell vele.

A teendősávot nagyon jól lehet testreszabni, ezáltalá könnyen megkülönbözetethető, hogy az adott elem egy levélben megbújó feladat vagy egy önálló feladat:
Fontos, hogy a teendősáv úgy legyen beállítva, hogy csak aktuális feladatok szerepeljenek rajta, ezáltal elkerülhetjük a káoszt, amit az eredményezne, hogy az összes (a 2 hónap múlva esedékes) feladat is ömlesztve szerepel...