Outlook 2010 - új olvasási nézet

Közel 4 hónapja már az Office2010 bétáját használom a legnagyobb megelégedettségemre (bárki letöltheti innen).
Az egyik kedvenc alkalmazásom az Outlook kapott egy vadonatúj olvasási nézetet, most erről írok.
Az új Outlook kapott egy új olvasási nézetet, amely segítségével egy adott témával kapcsolatos leveleket összefűzve láthatjuk. Ez a "conversation" magyarul társalgási nézet. Ha elindítjuk az Outlook-ot, akkor már ez az alapbeállítás.
Ez a nézet segít abban, hogy téma szerint tömörítve lássuk a leveleinket a postaládában. Korábban a leveleket általában dátum vagy feladó szerint rendeztük, ami azt eredményezte, hogy egy adott témához kapcsolódó beszélgetések nem egyszerre kerültek elolvasásra, hanem „darabokban” ezáltal csökkentve a hatékonyságunkat. Ha használjuk ezt az új nézetet, akkor sokkal gyorsabban és egyszerűbben tudjuk feldolgozni a beeső leveleinket…legalábbis, ha megértjük ezt a nézetet :)
A lenti példa egy adott téma hosszú levelezés összefoglalójának nézetét mutatja kibontva, első sorban a téma címe található (password information for sites). Ez a hosszú levéllista azonban nem jelenik meg a postaládánkban, ha az új nézetet használjuk!
A bal oldali ábrán látjuk alapból a postaládánkban, ahol csak a levél témája szerepel, illetve a témához hozzászólok nevei. Ha kiválasztjuk a levelet, akkor megkapjuk a legfrissebb hozzászólásokat a témához (alsó ábra). Ha rákattintunk a tárgy melletti kis háromszög ikonra, akkor kapjuk meg a teljes levelezést egy nézetbe rendszerezve.



A nagy narancssárga pont mutatja a legfrissebb levelet az adott témában. Ha a bal oldali ábrán kiválasztjuk az adott témát, akkor alapból csak a nagy narancssárga pontos leveleket mutatja az Outlook, mivel ezek a legfrissebb levelek és ezeket érdemes csak elolvasni. Azért szerepelhet több nagy narancssárga pont is a listában, mert egy beszélgetés többfelé is ágazhat, azaz nem biztos, hogy mindenki a legfrissebb levélre válaszolt, az Outlook képes ezt nyomonkövetni, ezzel biztosítja, hogy ne legyen olyan szál, amiről elfeledkezünk. A téma melletti háromszög ikonra kattintva megkapjuk a teljes levelezés térképét. Ha a nagy narancssárga pontos levelet választjuk ki, akkor a kis narancssárga pontos levél mutatja annak közvetlen előzményét. A kis szürke pontok pedig az adott társalgás megelőző leveleit mutatják. Végül a szürke-dőlt elemek azt mutatják, hogy a jelzett leveleket időközben más mappában helyeztük el.
Fontos tudni, hogy amennyiben változik a tárgy mező a társalgás során, akkor az egy új szálat fog eredményezni.

Helyesírás ellenőrzés

Ez egy beépített szolgáltatása az Office-nak, megtalálható a word/excel/powerpoint/onenote/outlook/stb alkalmazásokban. Ez egy meglehetősen egyszerű szolgáltatás és érdemes is használni. A word-ben a helyesírás ellenőrzést a - ha még nincs bekapcsolva - akkor a következő módon tudjuk ezt megtenni: kattintsunk a bal felső sarokban az Office gombra és a megjelenő menü jobb alsó sarkában lévő "A word beállításai" gombra kattintsunk:
























ekkor megjelenik egy összetett menü, ahol ha a "Nyelvi ellenőrzés"-re kattintunk, akkor megjelenik a következő:
























itt kedvünkre beállíthatjuk, hogy milyen automatikus ellenőrzést szeretnénk...


Kicsit bonyolultabb a helyzet, amikor egy angol nyelvű Office-hoz akarunk magyar nyelvű helyesírásellenőrzést használni. Ilyenkor viszont vásárolni kell egy Proofing tool/nyelvi ellenőrző kiegészítőt... Ezzel tudjuk felvértezni az angol (vagy más nyelvű) Office-t azzal, hogy kezelje a magyar helyesírást it.
Ha viszont már magyar nyelvű Office-t használunk, akkor alapból tartalmazza az angol és a német nyelvi ellenőrzést, nem kell külön megvásárolni.

Outlook és a magyar ünnepnapok

Sokszor probléma, hogy elfeledkezünk a naptárunkba bejelölni, hogy mik a "kötelező" ünnepek Magyarországon vagy más országba.

Az Outlookban van egy nagyon egyszerű beállítási lehetőség, amivel ha élünk, akkor ezzel nem kell tovább foglalkozni.

A következő helyen lehet elérni: eszközök --> beállítások --> naptár beállítása -->ünnepnapok hozzáadása. Itt ki tudjuk választani, hogy melyik ország hivatalos ünnepnapjait akarjuk hozzáadni a naptárunkhoz. A menü így néz ki:

Az így elhelyezett ünnepnapok egész napos elfoglaltságként fognak bekerülni a naptárba.

trükközés képekkel

Az Office 2007 menü újdonságairól már írtam egy bővebb hírt. Mind a Word mind a Powerpoint megkapta ezt az új menüt és számos hasznos tulajdonságot. Ebből az egyik a képekkel való egyszerű szerkesztés...
Ha beszúrunk egy képet a Word-be vagy Powerpoint-ba és rákattintunk, akkor a menüsor automatikusan átvált a formátum menüpontra:
haladjunk balról jobbra:
- fényerő, kontraszt egyértelmű (szerintem)
- újraszínezés: itt különböző témák alapján lehet a kép színhatását megváltoztatni. A menü alján viszont van egy NAGYON hasznos funkció: áttetsző szín megadása. Mit is jelent ez? Ha bemásolunk egy képet, amelyen pl sok a fehér háttér és ezt szeretnénk áttetszővé tenni, akkor a kis ecsettel csak rá kell bökni a kép megfelelő részére és az a szín áttetsző lesz:









ebből lett (ha fehér területet akarom áttetszővé tenni) ez:




























- képek tömörítése: ha nagy (1+MB) képeket másolunk be a dokumentumba, akkor az indokolatlanul növelheti a fájlméretet (bár az új fájlformátum képes automatikus tömörítésre), ha a dokumentum befejezése előtt ezt a funkciót használjuk, akkor automatikusan optimalizálja a szoftver a képméreteket
- kép módosítása és visszaállítása egyértelmű

- utána a nagyobb menüblokkal a kijelölt képet tudjuk különböző hatásokkal ellátni: szegélyek, 3D fordítások, tükröződések, stb (itt nem csak egy sornyi effekt van, hanem le lehet gördíteni a menüt a továbbiakért)
- folytatva a képeffektusokkal, itt tudjuk a kijelölt képen a fenti hatásokat finomhangolni
- Elhelyezés menü segít abban, hogy hova igazítsuk a képet
- körbefuttatás: itt tudjuk megadni, hogy a kép hogyan viselkedjen, ha egy szövegkörnyezetbe helyezzük be: a szöveg mellette, alatta, felette fusson-e keresztül
- levágás: ha egy nagyobb képet helyeztünk el, de szeretnénk pár részletet kitakarni a képből, akkor ezzel az eszközzel tudjuk beállítani a ténylegesen látható képrészletet. Fontos megjegyezni, hogy ebben az esetben a képből kitakart rész nem veszik el, hanem később visszaállítható.

Jó próbálgatást, nagyon könnyen tudunk ezekkel a beépített eszközökkel a dokumentumba beilleszett képeket manipulálni!

nyomtatás...1x1

A nyomtatás egy egyszerű dolog... gondolhatjuk. Nap mint nap belefuthatunk viszont olyan helyzetekbe, hogy nem sikerül azt a papírra varázsolni, ami a képernyőn megjelenik, főleg, ha excelről van szó :)

Egy nagyobb táblázat korrekt megjelenítése okozhat problémákat, még akkor is, ha nyomtatási előnézet funkciót jól ismerjük. Ha azt szeretnénk elérni, hogy egy táblázat pontosan egy laprafélre rá, akkor a következőt kell csinálnunk:

- jelöljük ki a táblázatot, amelyik részét ki akarjuk nyomtatni egy lapra

- nyomtatási menü megnyitása (CTRL+P), válasszuk ki a mi kerül nyomtatásra résznél a kijelölt területet

- ezek után kattintsunk a nyomtatási kép gombra, ekkor látjuk mi is kerül kinyomtatásra, ez azonban még nem a jó kép (általában)

- a bal felső sarokban található egy gomb: oldalbeállítás, kattinstunk rá, ekkor a következő menü jelenik meg:

- itt gyorsan beállíthatjuk, hogy álló vagy fekvő pozíciót szeretnénk illetve a nagyítás résznél tudjuk beállítani, hogy a kijelölt táblázat legyen 1 oldal széles és 1 oldal magas... ami a beállított papírmérettől függően a kívánt arányt fogja jelenteni (általában A4)

nem túl egyszerű, de sok felesleges nyomtatási próbálgatást tudunk megspórolni vele...

ismered a billentyűkombinációkat?

Az egyik legegyszerűbb módja, hogy felpörgessed az Office-ban végzett műveletek gyorsaságát, ha megtanulsz pár alap billentyűzet kombinációt, amellyel az egyes funkciók gyorsabban elérhetőek. Minimalizáld az egérmozgást és kattintást!
Korábban az új szalagmenüről szóló írásban említettem néhány statisztikát, hogy hányan használják például a menüparancsokat és hányan a gyorsbillentyűket, néhány példa:
- a felhasználók kb 50%-a használja a CTRL+C kombinációt arra, hogy bemásoljon egy szöveget...a többiek a menüben keresgetik ezt a funkciót
- a felhasználók ~27%-a használja a CTRL+S funkciót arra, hogy elmentse a dokumentumot...a többiek a menüt használják
- új dokumentum megnyitására a felhaszálók 98%-a a menüt használja ....csak 2% használja a CTRL+O billentyűkombinációt

Aki nem aktív billentyűhuszár, az biztos meglepődik azon, hogy mennyi felesleges időt lehet megspórolni néhány (több szoftverben) is használható billentyűzetkombináció elsajátításakor.
Itt vannak az "alapok":
- a klasszikus másolás: CTRL+C
- a klasszikus beillesztés: CTRL+V
- kivágás: CTRL+X
- új dokumentum megnyitása: CTRL+O
- egy fájl vagy az aktuális ablak lezárása: CTRL+W
- dokumentum mentés: CTRL+S
- utolsó művelet visszavonása: CTRL+Z
- az egész dokumentum kijelölése: CTRL+A
+ ez nem Office specifikus, de nagyon hasznos: számítógép lezárása: Windows gomb+L
+ az összes ablak minimalizálása: Windows gomb+D

Ha ezeket tudod, akkor máris spóroltál 20%-t!

Ha többre vagy kiváncsi, akkor az Office súgójába írd be: billentyűparancs

Próbáld ki, megéri!

táblázat gyorsan szépre

Mind word-ben, mind excelben működik a táblázatok formázására kialakított funkció. Ha létrehozunk egy táblázatot, gyakran nem elég, ha csak feketén-fehéren az adatok szerepelnek rajta, néha kicsit fazonírozni is kell: fejléc, összegsor, kiemelések...

Az excelben a fő szalagmenün elérhető a funkció: Formázás táblázatként. A következő kép mutatja, hogy milyen beépített formázások vannak:

Ugyanez word-ben, akkor lehet gyorsan elérni, ha egy táblázatra állunk rá, ebben az esetben a szalagmenü automatikusan megváltozik és a Tervezés menüre ugrik, ott a következő formázások közül lehet választani:

Használjuk ki ezeket az egyszerű beépített lehetőségeket és fel tudjuk dobni a táblázatokat!

a látványos vízjel word-ben

Keveset írok a word-ről, mert keveset használon, illetve úgy gondolom, hogy nagyon jól össze vannak pakolva a funkciók és könnyen használhatóak. Nem igényelnek külön bemutatókat...

Van viszont egy kedvenc funkcióm, amit nem mindenki ismer: vízjel. Ez az amit a dokumentumlap hátterébe lehet varázsolni: bizalmas, nem másolható, stb feliratok. Ha dolgozunk ilyen jellegű dokumentumokon és nincs "erős" dokumentumvédelmi rendszere a cégnek, akkor a vízjelekkel lehet hangsúlyozni az irat "fontosságát":

A funkció elérhető a "Lap elrendezése" fülön, "vízjel" néven :) Természetesen szabadon változtathatjuk a megjelenítendő szöveget...

kezdő adattisztítás

Az excelben van egy hasznos funkció azoknak, akik olyan adathalmazzal dolgoznak, ami tele van ismétlődésekkel és ezeket manuális kell(ene) kiszűrni.

Lehetőség van ugyanis arra, hogy egy adathalmazban a - valamilyen értékek alapján - azonos sorokat kiszűrje az excel, ezáltal egy duplikációmentes táblázatot kapjunk. Ez a funkció az "Adatok" fülön található és a neve "Ismétlődések eltávolítása".

Nézzünk egy példát, adva van egy adatbázis nevekkel és plusz egy azonosítóval:


















Ha csak a név oszlopból távolítanám el a duplikációkat (csak ezt az oszlopot jelölöm ki), akkor nem a helyes eredményt kapjuk:

















Ha a helyes értékeket akarjuk kiszűrni, akkor érdemes a születési helyet is belevenni, mert ez lesz az egyedi azonosítója a személynek (név+szül.hely):


















Ez a jó megoldás! Gyors és hasznos eszköz, amikor több adathalmazt fésülünk össze és az ismétlődésektől meg akarunk szabadulni.

Adatok jobb vizualizálása - excelben

Ha Neked is sokat kell az excelben dolgoznod és sok táblázatban szereplő adatot kell "elemezni" vagy kivetíteni, akkor Neked is fontos lehet, hogy jobban lásd az összefűggéseket.
Lehet diagrammokat készíteni a táblázatokról, de ahol fontos, hogy a táblázat is megjelenjen (és benne legyen vizuálisan az információ), ott érdemes a feltételes formázást használni.
Ennek segítségével egy kijelölt táblázatrész a beépített feltételek alapján kiértékelésre kerül és könnyebb vizuális a trendeket látni.
Készíthetünk hőtérképet egy adott táblázatra:

Ebből például kiderül, hogy ki teljesít a legjobban az értékesítők közül a legjobban (az egész táblázatot kijelülve pakoltam rá a feltételes formázást).

Készíthetünk egy másik nézetet is:

Ebben az esetben azt látjuk, hogy az értékesítők saját magukhoz képest milyen eredményeket érnek el, hol van jobb hónapjuk és hol rosszabb. Például előfordulhat, hogy Zoltán még egy junior értékesítő, de az látszik, hogy szépen fejlődik hónapról hónapra. A feltételes formázást ebben az esetben egy adott sorra jelöltem ki, nem az egész táblázatra.

Természetesen a feltételes formázás több ikonnal és beépített ábrával/diagrammal rendelkezik és a szabályokat (feltételeket) saját magunk is tudjuk szabályozni. Az előző adatoknál maradva nézzük, hogy az átlag felett ki és mikor teljesít az értékesítők között:

Igazán látványosan lehet elemezni a száraz anyagokat! Érdemes egy kis időt szánni erre a funkcióra mindenkinek, aki sokat excel huszárkodik!