Outlook és a magyar ünnepnapok

Sokszor probléma, hogy elfeledkezünk a naptárunkba bejelölni, hogy mik a "kötelező" ünnepek Magyarországon vagy más országba.

Az Outlookban van egy nagyon egyszerű beállítási lehetőség, amivel ha élünk, akkor ezzel nem kell tovább foglalkozni.

A következő helyen lehet elérni: eszközök --> beállítások --> naptár beállítása -->ünnepnapok hozzáadása. Itt ki tudjuk választani, hogy melyik ország hivatalos ünnepnapjait akarjuk hozzáadni a naptárunkhoz. A menü így néz ki:

Az így elhelyezett ünnepnapok egész napos elfoglaltságként fognak bekerülni a naptárba.

Outlook - Teendőksáv (to-do-bar)

Kevés embert láttam, aki jól használja az Outlook jobb részén elhelyezkedő "teendők" modult. Ennek a felső része egyértelmű, ott található naptár és a következő néhány megbeszélés.
Az alatta lévő rész viszont a feladatokat (task) vagy a megjelölt leveleket mutatja, azaz azokat a dolgokat, amelyről azt gondoljuk vagy gondoltuk korábban, hogy fontosak és foglalkozni kell(ene) velük. Általában 100+ eleme van ennek a listának ... ebben a formában ez a modul használhatatlan!

Mit tegyünk, hogy ki tudjuk használni ezt a modult és tényleg a fontos feladatokra tudjunk foglalkozni? Lépések:
- nagy levegő, töröljük az összes olyan feladatot, levelet, amit már ezer éve megoldottunk, de még szerepel a listán... ezzel az elemek 90%-t kipipálhatjuk
- rendeljünk kezdési dátumot az egyes elemekhez, azaz állítsuk be, hogy mikor akarunk majd az adott feladattal foglalkozni: ma, holnap, egy hét múlva, egy hónap múlva?
- finomhangoljuk a szűrési beállítást, csak azok a feladatok szerepeljenek a listában, amiknek a kezdési dátuma a mai nap vagy nem tartozik (még) hozzá kezdési dátum (a szűrőbeállítás a modulra jobb egérgombbal kattintva elérhető, a haladó menüben...kell segítség, írj és részletes bemutatom!)
Ha ez megvan, akkor márcsak tényleg az aktuális feladatok vannak rajta, amivel aznap kell elkezdeni foglalkozni (5-10-15?db)... próbáld ki, megéri!
Így néz ki ma az enyém:

Légy Te is naptárfüggő!

Naptárfüggő vagyok... azaz minden feladatomat vezetem az Outlook naptáromban. Ez nem time sheet jellegű dolog, tehát nem azért teszem ezt, hogy az adott projekten végzett munka után leszámlázzam a munkámat :)

A naptáram segítségével nagyon jól látom, hogy egy napra/hétre mennyi feladat fér be, tudom hol lehetnek lyukak és hol szorul a hurok, ha sokmindennel kell foglalkoznom.
A legtöbb cégnél a naptár a közös megbeszélésekre vonatkozó időfoglalásokra vonatkozik.
Ideje ezen továbblépni! Milyen jellegű feladatok vannak benne az én naptáromban:
- min. 30 perces olyan feladatok, amivel egybefüggően kell dolgoznom az adott napon/héten (ezáltal 3 hét múlva is tudom, hogy mivel foglalkoztam korábban)
- felkészülés egy megbeszélésre (általában a megbeszélés előtti 30 percet foglalom be erre)
- ha külsős tárgyalásra megyek, akkor az utazási idő rögzítése (30 perc előtte és utána)
- minden reggel 8:30-tól 9:30-ig és 17:00-18:00-ig e-mail olvasásra dedikált idő. Ez azt is jelenti, hogy napközben nemigen válaszolok a leveleimre, maximum "átszkennelem" hátha van valamilyen hihetetlenül fontos és sűrgős téma...

Még egy tipp: a saját magammal való megbeszéléseket általában "feltételesen elfogadva" állapotra teszem, ezáltal, ha mások szeretnének velem egy megbeszélést szervezni, akkor ezekre az időpontokra ráfoglalhatnak --> ekkor a saját megbeszéléseimet automatikusan más időpontra helyezem át.

Ideje naptárfüggővé válni... segít beosztani az időnket!

Így néz ki a hetem: