nyomtatás...1x1

A nyomtatás egy egyszerű dolog... gondolhatjuk. Nap mint nap belefuthatunk viszont olyan helyzetekbe, hogy nem sikerül azt a papírra varázsolni, ami a képernyőn megjelenik, főleg, ha excelről van szó :)

Egy nagyobb táblázat korrekt megjelenítése okozhat problémákat, még akkor is, ha nyomtatási előnézet funkciót jól ismerjük. Ha azt szeretnénk elérni, hogy egy táblázat pontosan egy laprafélre rá, akkor a következőt kell csinálnunk:

- jelöljük ki a táblázatot, amelyik részét ki akarjuk nyomtatni egy lapra

- nyomtatási menü megnyitása (CTRL+P), válasszuk ki a mi kerül nyomtatásra résznél a kijelölt területet

- ezek után kattintsunk a nyomtatási kép gombra, ekkor látjuk mi is kerül kinyomtatásra, ez azonban még nem a jó kép (általában)

- a bal felső sarokban található egy gomb: oldalbeállítás, kattinstunk rá, ekkor a következő menü jelenik meg:

- itt gyorsan beállíthatjuk, hogy álló vagy fekvő pozíciót szeretnénk illetve a nagyítás résznél tudjuk beállítani, hogy a kijelölt táblázat legyen 1 oldal széles és 1 oldal magas... ami a beállított papírmérettől függően a kívánt arányt fogja jelenteni (általában A4)

nem túl egyszerű, de sok felesleges nyomtatási próbálgatást tudunk megspórolni vele...

ismered a billentyűkombinációkat?

Az egyik legegyszerűbb módja, hogy felpörgessed az Office-ban végzett műveletek gyorsaságát, ha megtanulsz pár alap billentyűzet kombinációt, amellyel az egyes funkciók gyorsabban elérhetőek. Minimalizáld az egérmozgást és kattintást!
Korábban az új szalagmenüről szóló írásban említettem néhány statisztikát, hogy hányan használják például a menüparancsokat és hányan a gyorsbillentyűket, néhány példa:
- a felhasználók kb 50%-a használja a CTRL+C kombinációt arra, hogy bemásoljon egy szöveget...a többiek a menüben keresgetik ezt a funkciót
- a felhasználók ~27%-a használja a CTRL+S funkciót arra, hogy elmentse a dokumentumot...a többiek a menüt használják
- új dokumentum megnyitására a felhaszálók 98%-a a menüt használja ....csak 2% használja a CTRL+O billentyűkombinációt

Aki nem aktív billentyűhuszár, az biztos meglepődik azon, hogy mennyi felesleges időt lehet megspórolni néhány (több szoftverben) is használható billentyűzetkombináció elsajátításakor.
Itt vannak az "alapok":
- a klasszikus másolás: CTRL+C
- a klasszikus beillesztés: CTRL+V
- kivágás: CTRL+X
- új dokumentum megnyitása: CTRL+O
- egy fájl vagy az aktuális ablak lezárása: CTRL+W
- dokumentum mentés: CTRL+S
- utolsó művelet visszavonása: CTRL+Z
- az egész dokumentum kijelölése: CTRL+A
+ ez nem Office specifikus, de nagyon hasznos: számítógép lezárása: Windows gomb+L
+ az összes ablak minimalizálása: Windows gomb+D

Ha ezeket tudod, akkor máris spóroltál 20%-t!

Ha többre vagy kiváncsi, akkor az Office súgójába írd be: billentyűparancs

Próbáld ki, megéri!

táblázat gyorsan szépre

Mind word-ben, mind excelben működik a táblázatok formázására kialakított funkció. Ha létrehozunk egy táblázatot, gyakran nem elég, ha csak feketén-fehéren az adatok szerepelnek rajta, néha kicsit fazonírozni is kell: fejléc, összegsor, kiemelések...

Az excelben a fő szalagmenün elérhető a funkció: Formázás táblázatként. A következő kép mutatja, hogy milyen beépített formázások vannak:

Ugyanez word-ben, akkor lehet gyorsan elérni, ha egy táblázatra állunk rá, ebben az esetben a szalagmenü automatikusan megváltozik és a Tervezés menüre ugrik, ott a következő formázások közül lehet választani:

Használjuk ki ezeket az egyszerű beépített lehetőségeket és fel tudjuk dobni a táblázatokat!

a látványos vízjel word-ben

Keveset írok a word-ről, mert keveset használon, illetve úgy gondolom, hogy nagyon jól össze vannak pakolva a funkciók és könnyen használhatóak. Nem igényelnek külön bemutatókat...

Van viszont egy kedvenc funkcióm, amit nem mindenki ismer: vízjel. Ez az amit a dokumentumlap hátterébe lehet varázsolni: bizalmas, nem másolható, stb feliratok. Ha dolgozunk ilyen jellegű dokumentumokon és nincs "erős" dokumentumvédelmi rendszere a cégnek, akkor a vízjelekkel lehet hangsúlyozni az irat "fontosságát":

A funkció elérhető a "Lap elrendezése" fülön, "vízjel" néven :) Természetesen szabadon változtathatjuk a megjelenítendő szöveget...

kezdő adattisztítás

Az excelben van egy hasznos funkció azoknak, akik olyan adathalmazzal dolgoznak, ami tele van ismétlődésekkel és ezeket manuális kell(ene) kiszűrni.

Lehetőség van ugyanis arra, hogy egy adathalmazban a - valamilyen értékek alapján - azonos sorokat kiszűrje az excel, ezáltal egy duplikációmentes táblázatot kapjunk. Ez a funkció az "Adatok" fülön található és a neve "Ismétlődések eltávolítása".

Nézzünk egy példát, adva van egy adatbázis nevekkel és plusz egy azonosítóval:


















Ha csak a név oszlopból távolítanám el a duplikációkat (csak ezt az oszlopot jelölöm ki), akkor nem a helyes eredményt kapjuk:

















Ha a helyes értékeket akarjuk kiszűrni, akkor érdemes a születési helyet is belevenni, mert ez lesz az egyedi azonosítója a személynek (név+szül.hely):


















Ez a jó megoldás! Gyors és hasznos eszköz, amikor több adathalmazt fésülünk össze és az ismétlődésektől meg akarunk szabadulni.

Adatok jobb vizualizálása - excelben

Ha Neked is sokat kell az excelben dolgoznod és sok táblázatban szereplő adatot kell "elemezni" vagy kivetíteni, akkor Neked is fontos lehet, hogy jobban lásd az összefűggéseket.
Lehet diagrammokat készíteni a táblázatokról, de ahol fontos, hogy a táblázat is megjelenjen (és benne legyen vizuálisan az információ), ott érdemes a feltételes formázást használni.
Ennek segítségével egy kijelölt táblázatrész a beépített feltételek alapján kiértékelésre kerül és könnyebb vizuális a trendeket látni.
Készíthetünk hőtérképet egy adott táblázatra:

Ebből például kiderül, hogy ki teljesít a legjobban az értékesítők közül a legjobban (az egész táblázatot kijelülve pakoltam rá a feltételes formázást).

Készíthetünk egy másik nézetet is:

Ebben az esetben azt látjuk, hogy az értékesítők saját magukhoz képest milyen eredményeket érnek el, hol van jobb hónapjuk és hol rosszabb. Például előfordulhat, hogy Zoltán még egy junior értékesítő, de az látszik, hogy szépen fejlődik hónapról hónapra. A feltételes formázást ebben az esetben egy adott sorra jelöltem ki, nem az egész táblázatra.

Természetesen a feltételes formázás több ikonnal és beépített ábrával/diagrammal rendelkezik és a szabályokat (feltételeket) saját magunk is tudjuk szabályozni. Az előző adatoknál maradva nézzük, hogy az átlag felett ki és mikor teljesít az értékesítők között:

Igazán látványosan lehet elemezni a száraz anyagokat! Érdemes egy kis időt szánni erre a funkcióra mindenkinek, aki sokat excel huszárkodik!

Flag (jelölő) használata

A flagek (jelölők vagy zászlók) használata lehet idegesítő és támogató is az outlook-ban.

A leggyakrabban akkor találkozunk vele, ha valaki olyen e-mailt küld nekünk, ami már meg van jelölve és egy emlékeztető is tartozik hozzá... Ez a feladat be is kerül a teendősávba és ott is marad örökre (ahogy írtam egy korábbi bejegyzésemben), ha nem foglalkozunk vele.

A feladatok (task) is ilyen jelölővel van ellátva, ha új task-t hozunk létre, akkor ez megjelenik a task-listában (ha a task/feladatok nézetre váltunk az outlook bal alsó sarkában) és bekerül a teendősávba is.

Ezek alapján két dologra érdemes használni a jelölést:

- levelek megjelölése:

• küldök egy levelet, akkor a felső menüsorból kiválasztom a elintézendő/task ikont és bejelölöm a "megjelölés címzetteknek" részt és egy emlékeztetőt állítok be. Pl ha azt szeretném, hogy a levelemben kért feladatot péntek délig késztísék el, akkor péntek 10 órára állítom az emlékeztetőt. <én nem szeretem ezt a módszert>
• ugyanez a menüpont, csak magamnak állítok be emlékeztetőt a levélhez. Ebben az esetben saját magamat emlékeztetem, hogy az adott levélben lévő feladatra rá kell kérdeznem egy megadott időpontban, pl levél a projektgazdának, hogy amikor 2 hónap múlva befejeződik a munka, akkor készüljön egy interjú a részvevőkkel, stb...


• az inbox-ba beeső levelet megjelölöm magamnak, hogy fontos és foglalkozni kell vele. Én általában megjelölöm, hogy mikor akarok foglalkozni vele (pl szerda --> kezdési dátum) és a levelet kiveszem az inbox-ból. Mivel megjelöltem (és a teendősáv a korábbi bejegyzés szerint van beállítva), az e-mail a szerdai napon meg fog jelenni a teendőim között és akkor tudom, hogy ezzel foglalkoznom kell...

- új feladatok létrehozás: ezt tehetjük a task/feladatok panelből vagy a teendősáv "új feladat" sorára kattintva, pl fodrász felhívása. Ezt is érdemes úgy beállítani, hogy kezdési dátumot írunk hozzá (pl csütörtök 14h) és ebben az esetben is, csak akkor jelenik meg a feladat a teendősávon, amikor ténylegesen foglalkozni kell vele.

A teendősávot nagyon jól lehet testreszabni, ezáltalá könnyen megkülönbözetethető, hogy az adott elem egy levélben megbújó feladat vagy egy önálló feladat:
Fontos, hogy a teendősáv úgy legyen beállítva, hogy csak aktuális feladatok szerepeljenek rajta, ezáltal elkerülhetjük a káoszt, amit az eredményezne, hogy az összes (a 2 hónap múlva esedékes) feladat is ömlesztve szerepel...

Outlook - Teendőksáv (to-do-bar)

Kevés embert láttam, aki jól használja az Outlook jobb részén elhelyezkedő "teendők" modult. Ennek a felső része egyértelmű, ott található naptár és a következő néhány megbeszélés.
Az alatta lévő rész viszont a feladatokat (task) vagy a megjelölt leveleket mutatja, azaz azokat a dolgokat, amelyről azt gondoljuk vagy gondoltuk korábban, hogy fontosak és foglalkozni kell(ene) velük. Általában 100+ eleme van ennek a listának ... ebben a formában ez a modul használhatatlan!

Mit tegyünk, hogy ki tudjuk használni ezt a modult és tényleg a fontos feladatokra tudjunk foglalkozni? Lépések:
- nagy levegő, töröljük az összes olyan feladatot, levelet, amit már ezer éve megoldottunk, de még szerepel a listán... ezzel az elemek 90%-t kipipálhatjuk
- rendeljünk kezdési dátumot az egyes elemekhez, azaz állítsuk be, hogy mikor akarunk majd az adott feladattal foglalkozni: ma, holnap, egy hét múlva, egy hónap múlva?
- finomhangoljuk a szűrési beállítást, csak azok a feladatok szerepeljenek a listában, amiknek a kezdési dátuma a mai nap vagy nem tartozik (még) hozzá kezdési dátum (a szűrőbeállítás a modulra jobb egérgombbal kattintva elérhető, a haladó menüben...kell segítség, írj és részletes bemutatom!)
Ha ez megvan, akkor márcsak tényleg az aktuális feladatok vannak rajta, amivel aznap kell elkezdeni foglalkozni (5-10-15?db)... próbáld ki, megéri!
Így néz ki ma az enyém:

Légy Te is naptárfüggő!

Naptárfüggő vagyok... azaz minden feladatomat vezetem az Outlook naptáromban. Ez nem time sheet jellegű dolog, tehát nem azért teszem ezt, hogy az adott projekten végzett munka után leszámlázzam a munkámat :)

A naptáram segítségével nagyon jól látom, hogy egy napra/hétre mennyi feladat fér be, tudom hol lehetnek lyukak és hol szorul a hurok, ha sokmindennel kell foglalkoznom.
A legtöbb cégnél a naptár a közös megbeszélésekre vonatkozó időfoglalásokra vonatkozik.
Ideje ezen továbblépni! Milyen jellegű feladatok vannak benne az én naptáromban:
- min. 30 perces olyan feladatok, amivel egybefüggően kell dolgoznom az adott napon/héten (ezáltal 3 hét múlva is tudom, hogy mivel foglalkoztam korábban)
- felkészülés egy megbeszélésre (általában a megbeszélés előtti 30 percet foglalom be erre)
- ha külsős tárgyalásra megyek, akkor az utazási idő rögzítése (30 perc előtte és utána)
- minden reggel 8:30-tól 9:30-ig és 17:00-18:00-ig e-mail olvasásra dedikált idő. Ez azt is jelenti, hogy napközben nemigen válaszolok a leveleimre, maximum "átszkennelem" hátha van valamilyen hihetetlenül fontos és sűrgős téma...

Még egy tipp: a saját magammal való megbeszéléseket általában "feltételesen elfogadva" állapotra teszem, ezáltal, ha mások szeretnének velem egy megbeszélést szervezni, akkor ezekre az időpontokra ráfoglalhatnak --> ekkor a saját megbeszéléseimet automatikusan más időpontra helyezem át.

Ideje naptárfüggővé válni... segít beosztani az időnket!

Így néz ki a hetem:

Pivot tábla - légy jó munkás ember

Tudjátok, hogy a közgáz végzős hallgatók nagy része nem tudja használni az excelben lévő pivot tábla funkciót???
Bevallom én is az első munkahelyemen tanultam meg tisztességesen ezt a funkciót, de most visszatekintve nem is értem, hogy élhettem nélküle...
Próbáltam keresni valahol ingyenes online képzést erre a területre, hogy aki még úgy érzi van tanulni valója a témában, az könnyen elinduljon ezen az úton, de csak általános infót találtam mindenhol... kár!
Ez az a terület, aminek ismeretével sokkal-sokkal többet lehet kihozni az adatokból: összefüggések-trendek kimutatása, elemzések - diagrammok létrehozása, külső adatbázisból riportok készítése, stb...

update: Mégis van néhány online segítség, igaz angolul a youtube-on, jó nézegetést!